Jak archiwizować dokumenty?

: TanieKartony; Blog; Odsłony: 1557

Jak archiwizować dokumenty?

Na czym polega archiwizacja?

Porządkowanie dokumentów archiwizacyjnych to niezwykle ważna rzecz dla komfortu funkcjonowania firmy, bezpieczeństwa jej finansów, a nawet wydajności. Poniżej, krok po kroku opisaliśmy, jak w fachowy sposób przygotować się do archiwizacji.

Klasyfikacja papierów wartościowych

Podziel dokumenty na dwie kategorie:

archiwalne – przeznaczone do wieczystego przechowywania na przykład ze względu na wartość historyczną. Karton, w którym wylądują tak cenne "relikty" warto oznaczyć, przekazując komunikat, że w żadnym wypadku nie wolno ich niszczyć,

niearchiwalne – również są wartościowe, więc należy je zabezpieczyć i przechowywać, ale tylko przez określony czas. Taki dokument po upływie obowiązującego okresu składowania podlega brakowaniu (niszczeniu),

Dokumenty nietrwałe, szybko ulegające wyblaknięciom, takie jak ważne paragony czy wydruki z kasy fiskalnej przed schowaniem do pudeł należy zeskanować/skserować.

Jak zrobić porządek w dokumentach? Jak prawidłowo archiwizować?

Zanim zaczniesz porządkować, pamiętaj oczywiście o chronologii. Nie ważne, czy zdecydujesz się na układanie papierów w segregatorach, czy w specjalnych pudłach, czy nawet na wrzucanie luzem. Zawsze warto szeregować w zależności od rodzaju dokumentacji, zwracając uwagę na datę utworzenia/ datę ważności dokumentu bądź na alfabetyczność lub inne własne kryteria.

Najtańszą metodą magazynowania ważnych dokumentów jest umieszczanie luzem w kartonie archiwizacyjnym 330x230x310 dostępnym w naszym sklepie internetowym www.taniekartony24.pl

Kartony na segregatory

Solidniejszą techniką jest szeregowanie papierów w również dostępnych, specjalnych "boxach" - pudłach archiwizacyjnych przypominających kartonowe segregatory.
5 takich pudeł zmieści się w kartonie archiwizacyjnym zbiorczym. Jest to świetne rozwiązanie, ponieważ pudła te można czytelnie oznaczyć, dzieląc na kategorie (karton zbiorczy) i podkategorie ( 5 boxów). Alternatywnym wyjściem jest umieszczanie akt w tradycyjnych segregatorach.
Wygodnym rozwiązaniem w archiwizacji dokumentów za pomocą segregatorów jest zakup specjalnych kartonów do archiwizacji segregatorów. Jeżeli w naszym "kartonowym" biurze ten rodzaj opakowań sprawdza się najlepiej, to znak, że w każdym sprawdzi się idealnie.

W jakim miejscu przechowywać dokumenty?

Pudła z dokumentami najlepiej odstawić w miejsce, w którym dokumenty będą bezpieczne i niedostępne dla osób nieupoważnionych.
Wykonując swoje biurowe obowiązki, warto sklasyfikować dokumenty pod względem regularności w użytkowaniu. Pudełka z papierami, po które zamierzasz sięgać częściej warto ustawić obok Twojego miejsca pracy, tak, aby njie przeszkadzały Ci w organizacji przestrzeni. Te rzadziej używane, zapakowane w karton, możesz tymczasowo przechowywać w szafkach, aby uchornić papier przed kurzem.

Po co archiwizować?

Wszystkie metody pakowania i archiwizacji pozwalają oszczędzić czas i zawsze bezproblemowo wrócić do starych dokumentów, nie robiąc przy tym bałaganu. W biznesie - czas to wydajność. W domu - czas to komfort. Opakowania, które prezentujemy mają tylko pomóc usprawnić porżadkowania, tak, by każdy mógł realizować marzenia w odpowiednich warunkach.

Gdzie potrzebna jest archiwizacja dokumentów?

Urzędy, przedsiębiorstwa, praca zdalna w domu to jedne z wielu okazji do prawidłowej archiwizacji.Przygotowanie do remanentu, umowy o pracę, wykazy - wiele kartek A4 o zróżnicowanej wartości potrzebuje własny lub wspólny kartonowy domek. Dach nad głową zapewnią najlepsze pudełka tekturowe.

Zbiór dokumentów

Na sam koniec najważniejsze jest sporządzenie wykazu dokumentacji, który pomoże błyskawicznie odnaleźć potrzebne materiały i zapobiec zgubie.